La relation client, tenue par une équipe qui parle en votre nom
TPE, PME, artisans, commerçants, structures en croissance : nous prenons vos appels, comprenons la demande et vous transmettons l'essentiel. Vos clients ont en face d'eux une équipe qui connaît votre maison.
Chaque demande suit un parcours défini avec votre entreprise : identification, qualification, traitement, transmission et suivi, sous la supervision de l'équipe AT.
Parcours relation client & SAV
De la demande du client à une réponse suivie et tracée.
Parcours supervisé
Étape 01
Contact du client
Téléphone, e-mail ou SMS
Accueil au nom de votre entreprise
Étape 02
Identification et contexte
Interlocuteur reconnu
Historique disponible consulté
Procédure applicable identifiée
Étape 03
Qualification
Compréhension et reformulation
Classification de la demande
Niveau de priorité
Recherche du bon destinataire
Étape 04
Traitement
Réponse selon vos procédures
Transfert au bon interlocuteur
Ouverture d'une demande de suivi
Étape 05
Suivi et clôture
Compte rendu structuré
Statut de la demande
Transmission tracée
Issues du traitement
Réponse apportée
Transfert au bon interlocuteur
Demande de suivi ouverte
Prise en charge SAV
Message structuré transmis
Le service après-vente suit le même chemin : la demande est qualifiée, prise en charge selon vos procédures, puis suivie jusqu'à sa clôture.
Supervision & engagement qualité
Équipes forméesLes conseillers connaissent votre activité et votre vocabulaire.
Procédures et scriptsVos règles et vos formules d'accueil, écrites avec vous et tenues à jour.
Encadrement des équipesLes conseillers sont accompagnés dans la durée.
Vérification des réponsesNous contrôlons la qualité de ce qui est transmis.
Suivi des demandesChaque demande a un statut et un destinataire.
Traçabilité des transmissionsCe qui est envoyé est daté et retrouvable.
Remontée des anomaliesCe qui coince vous est signalé, pas dissimulé.
Continuité de serviceAbsences et pics d'activité sont organisés à l'avance.
Canaux et outils connectés
TéléphoneLigne principale
E-mailRéception suivie
SMSTransmission courte
CRM et outils métiersVotre environnement
Nos équipes travaillent dans votre environnement, avec vos procédures et les outils nécessaires au suivi de vos demandes.
Nos prestations
Ce que nous prenons en charge
Le périmètre est défini avec vous et écrit noir sur blanc : ce que nous traitons, ce que nous transmettons, et ce qui reste chez vous.
Prestation principale
Permanence téléphonique
Vos lignes sont tenues pendant vos heures d'ouverture, vos absences ou vos périodes de fermeture. L'appelant a toujours quelqu'un au bout du fil.
Débordement et continuité
Quand vos postes sont occupés, l'appel bascule chez nous sans que l'appelant s'en aperçoive. Vos équipes gardent la main sur le reste.
Qualification des demandes
Nous posons les questions que vous auriez posées : objet, urgence, interlocuteur attendu, informations nécessaires au traitement.
Transmission des messages
Un compte rendu court et exploitable, envoyé sur le canal que vous avez choisi, avec le niveau de détail dont vos équipes ont besoin.
Traitement des demandes simples
Renseignements courants, suivi d'un dossier, orientation vers le bon service : ce que vos procédures nous autorisent à traiter, nous le traitons.
Plusieurs canaux
Le téléphone d'abord, l'e-mail et le chat lorsque cela a du sens pour votre activité. Nous n'ajoutons pas un canal pour le principe.
Ce que vous recevez
Un message daté, avec l'objet de l'appel et le niveau d'urgence
Les coordonnées de l'appelant, vérifiées pendant l'appel
Ce qui a déjà été traité, et ce qui reste à faire de votre côté
Un point régulier sur le volume et la nature des appels
Rendez-vous, agenda et cas particuliers
Rendez-vous et agenda
Prise, modification ou annulation de rendez-vous dans l'agenda que vous utilisez déjà, selon les créneaux et les règles que vous fixez. Le rendez-vous se cale pendant l'appel plutôt qu'après trois échanges, et vos équipes retrouvent une journée organisée au lieu d'une liste de rappels à passer.
Cas particulier
Courtiers : le rappel qui décide de tout
Un courtier en crédit ou en assurance reçoit des demandes qui n'ont pas attendu : le prospect a rempli un formulaire, parfois sur plusieurs sites le même soir. Nous décrochons à votre nom et qualifions pendant l'appel — objet de la demande, urgence, interlocuteur attendu, informations nécessaires au traitement — selon les questions que vous avez définies.
Deux points comptent plus que les autres dans ce métier, et ce sont précisément ceux qu'une permanence externalisée règle : l'heure— nos lignes sont tenues jusqu'à 19h30 en semaine et le samedi matin, quand vos clients sont disponibles — et la trace: un message daté, l'objet de l'appel, les coordonnées vérifiées pendant l'échange, et ce qui reste à faire de votre côté.
Ce que nous ne faisons pas : donner un conseil financier, ni engager quoi que ce soit en votre nom. Nous qualifions et nous transmettons ; la recommandation reste la vôtre.
Suivi de la demande
Consigne
Qualification
Destinataire
Suivi
Une équipe qui répond en votre nom
Même nom, même vocabulaire, mêmes règles
Vos clients ne doivent pas sentir la différence. La mise en place tient en trois temps, sans jargon et sans usine à gaz.
1
On écoute votre fonctionnement
Qui appelle, pour quoi, ce qui doit remonter tout de suite et ce qui peut attendre. Vos habitudes, votre vocabulaire, vos interlocuteurs.
2
On écrit les procédures avec vous
Scénarios d'appel, formule d'accueil, cas particuliers, canal de transmission. Le document est le vôtre : vous le relisez et le faites évoluer.
3
On ajuste dans la durée
Après quelques semaines, on reprend ensemble ce qui fonctionne et ce qui coince. Une procédure figée devient vite une procédure fausse.
Intelligence artificielle
Plus d'information pour l'équipe. Plus d'attention pour le client.
C'est l'opérateur qui répond, comprend et décide. L'IA prépare le contexte, retrouve une information, structure une demande, propose une synthèse et facilite le suivi.
Retrouver la bonne information
Vos procédures et l'historique d'un dossier sont remontés à l'écran pendant l'appel, plutôt que cherchés après coup.
Résumer un échange
Une proposition de compte rendu est préparée, puis relue et corrigée par l'opérateur avant l'envoi. Rien ne part sans relecture humaine.
Accélérer le traitement
Moins de temps passé à saisir, plus de temps passé à écouter. C'est là que se joue la différence pour l'appelant.
Basés à Labège, près de Toulouse, nous accompagnons les entreprises en Occitanie et partout en France. Nos bureaux : 1110 L'Occitane, 31670 Labège.
Parlons de votre organisation
Construisons un accueil qui vous ressemble.
Horaires, volumes, consignes et outils : échangeons sur l'organisation adaptée à votre activité.
