Le télésecrétariat médical, tenu comme s'il était dans votre cabinet
Médecins, spécialistes, cabinets de groupe, professions paramédicales : nos équipes décrochent en votre nom, tiennent vos agendas et appliquent vos consignes. Sans jamais se substituer à votre jugement.
Chaque appel est traité selon les consignes définies avec votre cabinet. De la demande courante à la situation prioritaire, notre équipe suit un parcours clair, supervisé et traçable.
Parcours santé
De l'appel du patient à la réponse adaptée, selon les consignes du cabinet.
Parcours supervisé
Étape 01
Appel du patient
Accueil humain, au nom du cabinet
Écoute de la demande
Identification des informations utiles
Étape 02
Contexte et consignes
Consignes du cabinet consultées
Praticien concerné identifié
Agenda consulté lorsque nécessaire
Motif pris en compte dans les limites prévues
Étape 03
Télésecrétaire médicale
Écoute et reformulation
Application des procédures
Choix de l'action prévue par les consignes
Branche courante
Information, prise, déplacement ou annulation de rendez-vous, message, transmission classique.
Rendez-vous enregistré
Information transmise
Branche prioritaire
01Situation prioritaire repérée
02Consigne d'urgence consultée
03Procédure définie par le cabinet appliquée
04Transmission prioritaire au destinataire prévu
Message prioritaire
Consigne d'urgence appliquée
AT n'établit aucun diagnostic médical. Nos télésecrétaires appliquent les consignes d'urgence définies par chaque professionnel ou structure de santé.
Supervision & qualité
Équipes forméesFormation au télésecrétariat médical et au vocabulaire du secteur.
Consignes du cabinetÉcrites avec vous, tenues à jour, consultées pendant l'appel.
Encadrement des équipesLes télésecrétaires sont accompagnées dans la durée.
Application des procéduresNous contrôlons que les consignes sont suivies.
Traçabilité des transmissionsChaque transmission est datée et retrouvable.
Continuité organiséeCongés, pics d'appels, imprévus : la ligne reste tenue.
Remontée des situationsCe qui mérite votre attention vous est signalé.
Consignes prioritairesLes procédures d'urgence que vous avez définies sont appliquées.
Agendas et outils utilisés
Maiia
Nos équipes travaillent dans les outils et agendas utilisés par chaque cabinet, notamment Doctolib, Maiia et Weda.
Nos prestations
Une organisation adaptée à votre cabinet
Le périmètre se décide avec vous, ligne par ligne. Rien n'est mis en place sans votre accord.
Accueil téléphonique des patients
Vos patients trouvent une voix disponible, qui prend le temps d'écouter et de reformuler. Le nom de votre cabinet est annoncé dès la première seconde.
Prise et gestion des rendez-vous
Création, déplacement, annulation : votre agenda est tenu en temps réel, avec les motifs, les durées et les créneaux que vous avez définis.
Gestion de vos consignes
Chaque cabinet a ses règles. Elles sont écrites, tenues à jour et consultées à l'écran pendant l'appel : praticiens, remplacements, fermetures, cas particuliers.
Demandes urgentes
Les situations que vous avez qualifiées d'urgentes sont identifiées et transmises immédiatement, par le canal et selon la procédure que vous avez fixés.
Renfort, continuité, débordement
En complément de votre secrétariat sur les pics d'appels, en relais sur les congés, ou en prise en charge complète : les trois formules existent.
Transmission des informations
Ce qui n'appelle pas de rendez-vous vous parvient sous forme de message clair et daté, sur le canal choisi avec vous.
Confidentialité et formation
Ce qui se dit au téléphone reste entre le patient et vous
Discrétion
Les informations recueillies servent uniquement à traiter la demande du patient et à vous la transmettre. Elles ne sont utilisées à aucune autre fin.
Formation à l'accueil
Les opérateurs sont formés à l'accueil téléphonique et au vocabulaire du secteur médical, puis accompagnés dans la durée par des points qualité réguliers.
Des procédures écrites
Vos consignes sont formalisées à la mise en place, relues avec vous et modifiables à tout moment.
Une limite que nous ne franchissons pas
Nos opérateurs ne posent aucun diagnostic, ne donnent aucun conseil médical et ne prennent aucune décision de soin. Leur rôle est d'accueillir, de noter, de classer selon vos consignes et de transmettre. Toute décision médicale reste la vôtre.
L'IA en soutien
L'IA prépare. La télésecrétaire écoute et décide.
L'intelligence artificielle ne parle jamais à votre patient. Elle travaille en arrière-plan, pour que la personne qui décroche ait la bonne information sous les yeux.
Retrouver une consigne
La règle du cabinet remonte à l'écran, au moment de l'appel.
Préparer un contexte
Historique et créneaux disponibles rassemblés avant le décroché.
Structurer une synthèse
Un brouillon de compte rendu, relu et corrigé par l'opératrice.
Faciliter la transmission
Le message part sur le canal que vous avez choisi, daté.
Basés à Labège, près de Toulouse, nous accompagnons les professionnels de santé en Occitanie et partout en France. Nos bureaux : 1110 L'Occitane, 31670 Labège.
Parlons de votre organisation
Construisons un accueil qui vous ressemble.
Horaires, volumes, consignes et outils : échangeons sur l'organisation adaptée à votre activité.
