Cabinets médicaux sur Doctolib
Un télésecrétariat humain sur votre agenda Doctolib
Vos patients réservent en ligne, mais beaucoup appellent encore. Nos télésecrétaires répondent au nom de votre cabinet et prennent, déplacent ou annulent les rendez-vous directement dans votre agenda Doctolib, selon vos motifs, vos durées et vos consignes.
AT, une division de NOES
Rendez-vous en ligne et téléphone
La réservation en ligne ne répond pas à tous les appels
La prise de rendez-vous en ligne permet à vos patients de réserver seuls. Elle ne remplace pas une conversation avec quelqu'un : un accueil téléphonique humain vient en complément de l'agenda en ligne, pas à sa place. Voici les appels qui continuent d'arriver au cabinet.
Les patients qui ne réservent pas en ligne
Parce qu'ils ne le peuvent pas, ne le souhaitent pas, ou appellent pour un proche : la réservation en ligne ne les atteint pas.
Les questions avant le rendez-vous
Quel motif choisir, quel praticien consulter, combien de temps prévoir : l'appelant veut une réponse avant de réserver.
Les changements de dernière minute
Un rendez-vous à déplacer ou à annuler, souvent le jour même, par quelqu'un qui préfère prévenir de vive voix.
Les demandes hors des créneaux ouverts
Ce que la prise de rendez-vous en ligne ne propose pas, et que seules vos consignes permettent de traiter.
Les messages pour le cabinet
Une question administrative, un document à transmettre, un rappel demandé : ce qui n'appelle pas de rendez-vous vous parvient sous forme de message daté.
Les situations que vous avez définies comme prioritaires
Elles suivent le circuit que vous avez écrit : transmission immédiate, appel d'un numéro désigné, ou toute autre instruction.
Le parcours d'un appel
De la sonnerie au rendez-vous inscrit dans votre agenda
À chaque étape, c'est une télésecrétaire qui écoute, comprend et décide, dans le cadre de vos consignes. Les outils l'aident à retrouver la bonne règle au bon moment ; ils ne parlent jamais à vos patients.
Nous décrochons au nom du cabinet
L'appelant entend la formule d'accueil que vous avez choisie. Une personne écoute et reformule la demande.
Nous identifions la demande
Patient, motif, praticien concerné : nous posons les questions que vous avez prévues, et celles-là seulement.
Nous consultons votre agenda Doctolib
Avec l'accès nominatif que vous nous avez ouvert, la télésecrétaire consulte les créneaux disponibles et applique vos règles : motifs, durées, créneaux réservés, praticiens.
Nous prenons, déplaçons ou annulons le rendez-vous
Directement dans votre agenda, pendant l'appel. Ce que vous voyez dans Doctolib est ce qui a été convenu avec le patient.
Nous transmettons ce qui doit l'être
Un message clair et daté sur le canal choisi avec vous ; les situations prioritaires selon la procédure que vous avez fixée.
La mise en place
Votre agenda, vos règles, notre équipe
Trois formules, selon ce que le cabinet garde : un renfort sur les pics d'appels, un relais pendant les absences et les congés, ou une prise en charge complète de la ligne.
Le recueil de vos consignes
Motifs et durées, praticiens et remplacements, fermetures, cas particuliers, situations à traiter en priorité. Elles sont écrites, et relues avec vous.
La configuration des accès
Vous ouvrez à AT des accès nominatifs à votre agenda, limités à ce qui est nécessaire. Vous restez titulaire de votre compte, et vous les révoquez en fin de contrat.
La formation de l'équipe affectée
L'équipe qui répondra à vos patients est formée à votre fonctionnement et à vos consignes pendant la mise en place.
Une période de réglage
Les premières semaines servent à ajuster les consignes à la réalité des appels. Une consigne figée devient vite une consigne fausse.
La méthode complète est décrite dans notre page sur l'organisation d'un télésecrétariat. Pour en parler avec nous, décrivez l'organisation de votre cabinet.
Consignes et confidentialité
Ce qui se dit au téléphone reste entre le patient et vous
Vos consignes font foi
Elles sont établies par le cabinet, transmises par écrit et actualisées à votre initiative. Nous appliquons la version en vigueur au moment de l'appel.
Une confidentialité qui engage l'équipe
Les informations recueillies servent uniquement à traiter la demande du patient et à vous la transmettre. Les personnes affectées à votre cabinet sont tenues à la confidentialité, y compris après leur intervention.
Des accès limités et tracés
Accès nominatifs, habilitations limitées au nécessaire, traçabilité des accès aux outils confiés. Pour les données traitées pour votre compte, AT agit en sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'une annexe au contrat.
Les limites de notre intervention
- Nos télésecrétaires ne posent aucun diagnostic, ne donnent aucun avis médical et ne font aucune orientation médicale.
- Une situation n'est traitée en priorité que si elle correspond aux critères que vous avez fixés : ce n'est jamais une évaluation médicale.
- AT ne remplace ni un professionnel de santé, ni les services d'urgence.
- AT n'est pas partie à votre contrat avec Doctolib et ne garantit ni la disponibilité, ni le fonctionnement de l'outil.
Doctolib est une marque appartenant à son titulaire. AT est un prestataire indépendant qui utilise cet outil à la demande de ses clients, sans lien de partenariat avec son éditeur.
Questions fréquentes
Télésecrétariat et agenda Doctolib : vos questions
- AT est-il partenaire de Doctolib ?
- Non. AT est un prestataire indépendant : nous utilisons l'agenda Doctolib à la demande des cabinets qui nous le confient, avec les accès qu'ils nous ouvrent. Ce service n'est ni proposé, ni recommandé par Doctolib.
- Faut-il changer d'agenda ou de numéro de téléphone ?
- Non. Vous gardez votre agenda Doctolib et votre numéro. Vos appels sont renvoyés vers nos télésecrétaires, en permanence ou seulement lorsque personne ne décroche au cabinet.
- Mes patients peuvent-ils continuer à réserver en ligne ?
- Oui. La réservation en ligne continue de fonctionner comme vous l'avez paramétrée. Nous traitons les appels dans le même agenda, selon les mêmes règles.
- Qui décide des motifs, des durées et des créneaux ?
- Vous. Les consignes sont établies par le cabinet, qui en reste responsable ; nous appliquons la version en vigueur au moment de l'appel. Une consigne que vous ne nous avez pas communiquée ne peut pas être appliquée.
- Que se passe-t-il pour un appel urgent ?
- Une situation est traitée en priorité lorsqu'elle correspond aux critères que vous avez fixés, et suit le circuit que vous avez prévu. Ce n'est jamais une évaluation médicale. En cas d'urgence vitale, l'appelant est invité à contacter les services d'urgence.
- Travaillez-vous aussi avec Maiia ou Weda ?
- Oui. Nos équipes travaillent dans les agendas et outils utilisés par chaque cabinet, notamment Doctolib, Maiia et Weda, selon le même principe d'accès ouvert par le cabinet.Toutes les prestations de notre télésecrétariat médical
- Intervenez-vous uniquement pour des cabinets de Toulouse ?
- Nos équipes sont basées à Labège, près de Toulouse. Nous accompagnons des cabinets de Toulouse et d'Occitanie, et plus largement partout en France.
Parlons de votre organisation
Confiez vos appels, gardez votre agenda.
Parlez-nous de votre cabinet, de vos motifs et de vos horaires : nous vous disons comment nos télésecrétaires peuvent travailler dans votre agenda Doctolib.
