AT répond au nom du cabinet, applique ses consignes et transmet chaque demande au bon interlocuteur. La technologie prépare le contexte ; une personne écoute, comprend et décide de l'action prévue.
Chaque appel suit un chemin écrit avec votre cabinet : décroché, identification, consultation des consignes, réponse, puis l'issue que ces consignes prévoient.
Parcours juridique
De l'appel reçu au nom du cabinet à l'action prévue par ses consignes.
Parcours supervisé
Étape 01
Appel de l'interlocuteur
Décroché au nom du cabinet
Formule d'accueil convenue avec vous
Écoute de la demande
Étape 02
Identification et contexte
Identité de l'appelant relevée
Motif noté dans les limites que vous fixez
Rattachement au bon interlocuteur du cabinet
Étape 03
Consignes du cabinet
Consignes consultées pendant l'appel
Disponibilités et agenda vérifiés si prévu
Cas particuliers que vous avez définis
Étape 04
Réponse de la télésecrétaire
Reformulation de la demande
Application de la procédure écrite
Choix de l'action prévue par vos consignes
Issue prévue
L'issue n'est jamais choisie au jugé : elle est celle que vos consignes prévoient pour ce type de demande.
Appel transféré
Rendez-vous enregistré
Message structuré
Demande transmise
Priorité
Ce qui est prioritaire, c'est vous qui le définissez. Nous appliquons la procédure ; nous ne l'inventons pas.
Priorité appliquée selon les consignes
Ce qui reste au cabinet
AT ne délivre aucun conseil juridique.
AT n'analyse pas le fond d'un dossier.
AT ne qualifie pas juridiquement une situation.
AT n'évalue pas seul le caractère urgent d'une affaire.
Les priorités et les procédures sont appliquées selon les instructions définies par le cabinet. L'appréciation juridique, elle, ne quitte jamais l'avocat.
Supervision · Qualité · Traçabilité
Consignes écrites avec vousFormule d'accueil, cas particuliers, destinataires : le document est le vôtre.
Encadrement des équipesLes télésecrétaires sont accompagnées dans la durée par un responsable.
Application des procéduresNous contrôlons que ce qui a été écrit est effectivement suivi.
Traçabilité des transmissionsChaque appel transmis est daté, attribué et retrouvable.
Continuité de la ligneCongés, pics d'appels, audiences : la ligne reste tenue.
Discrétion contractuelleLa confidentialité des échanges est une obligation inscrite au contrat.
Ce que nous ne voyons pas
Nous travaillons avec vos consignes d'accueil et, si vous le souhaitez, votre agenda. Nous n'avons pas accès à vos dossiers.
Nos prestations
Ce que nous prenons en charge
Le périmètre est défini avec vous et écrit noir sur blanc : ce que nous traitons, ce que nous transmettons, et ce qui reste au cabinet.
Accueil au nom du cabinetLa formule d'accueil est la vôtre. L'appelant entend le nom de votre cabinet, pas celui d'un prestataire, et il a quelqu'un au bout du fil.
Identification de l'appelantNom, coordonnées, objet de l'appel, interlocuteur attendu. Nous relevons ce que vous avez demandé de relever, et rien au-delà.
Transfert des appels sélectionnésVous décidez quels appels vous parviennent en direct, à quelles heures et selon quels critères. Le reste est traité puis transmis.
Rendez-vous et agendaPrise, modification ou annulation de rendez-vous dans l'agenda que votre cabinet utilise déjà, selon les créneaux et les règles que vous fixez.
Messages structurés et comptes rendusUn message court et exploitable plutôt qu'un post-it : qui a appelé, pour quoi, ce qui est attendu de vous, sur le canal que vous avez choisi.
Continuité ou débordementEn renfort de votre secrétariat quand les lignes saturent, ou en relais pendant les audiences, les déplacements et les congés.
Notre périmètre
Nous tenons la ligne. Le droit reste chez vous.
AT est un prestataire d'accueil téléphonique, pas un auxiliaire de justice. Cette frontière n'est pas une précaution de style : c'est ce qui rend la prestation utilisable par un cabinet.
La confidentialité des échanges et la discrétion de nos équipes sont des obligations inscrites au contrat qui nous lie à votre cabinet. Le secret professionnel de l'avocat, lui, demeure le vôtre : nous ne le partageons pas, nous organisons notre intervention pour ne pas l'exposer.
Aucun conseil juridique
Nos télésecrétaires ne répondent à aucune question de droit. Elles renvoient vers vous, comme vos consignes le prévoient.
Aucune analyse de dossier
Nous n'étudions pas le fond d'une affaire et n'avons pas accès à vos dossiers. Nous travaillons avec vos consignes d'accueil.
Aucune qualification juridique
Nommer la nature d'une situation relève de l'avocat. Nous notons ce que dit l'appelant, avec ses mots.
Aucune urgence décidée seule
Ce qui est prioritaire, c'est vous qui l'avez écrit. Nous appliquons la procédure ; nous ne l'inventons pas.
Consignes du cabinet
Formule d'accueil
Appels à transférer
Agenda
Destinataires
La mise en place
Trois temps, sans usine à gaz
Vos interlocuteurs ne doivent pas sentir qu'ils parlent à un prestataire. Cela se prépare, et cela s'écrit.
1
Nous écrivons vos consignes ensemble
Qui appelle votre cabinet, ce qui doit vous parvenir tout de suite, ce qui peut attendre, comment vous voulez être joint. Le document est le vôtre.
2
Votre ligne bascule vers nous
Vous transférez votre ligne, en permanence ou seulement lorsque personne ne décroche. Nous répondons alors au nom du cabinet.
3
Nous ajustons dans la durée
Après quelques semaines, nous reprenons ce qui fonctionne et ce qui coince. Une consigne figée devient vite une consigne fausse.
Intelligence artificielle
L'IA prépare le contexte. La télésecrétaire décide.
Aucune décision n'est prise par un automate. L'IA fait gagner les secondes passées à chercher une consigne ; elle ne choisit pas ce qu'on fait de l'appel.
Retrouver la consigne utile
Vos instructions d'accueil sont remontées à l'écran pendant l'appel, plutôt que cherchées après coup.
Préparer le compte rendu
Une proposition de message est rédigée, puis relue et corrigée par la télésecrétaire. Rien ne part sans relecture humaine.
Décider reste humain
L'IA ne classe pas une urgence, ne qualifie pas une demande et ne transfère aucun appel de sa propre initiative.
Basés à Labège, près de Toulouse, nous accompagnons les cabinets d'avocats en Occitanie et partout en France. Nos bureaux : 1110 L'Occitane, 31670 Labège. L'accompagnement d'un cabinet ne demande aucune présence sur place : nous travaillons avec des cabinets de Toulouse, d'Occitanie et de toute la France.
Parlons de votre organisation
Parlons de l'organisation de votre cabinet.
Volume d'appels, appels à transférer, agenda, consignes particulières : nous partons de votre fonctionnement, pas d'une offre type.
