Télésecrétariat médical ou permanence téléphonique médicale : quelle différence ?

Il s'agit du même métier, à des degrés différents. La permanence téléphonique médicale prend vos appels quand personne ne peut décrocher au cabinet ; le télésecrétariat médical va plus loin, avec la gestion de votre agenda et l'application de vos consignes. Les deux se combinent : renfort sur les pics d'appels, relais pendant les congés, ou prise en charge complète.

Mes patients entendent-ils le nom de mon cabinet ?

Oui. Nous décrochons au nom de votre cabinet, avec la formule d'accueil que vous avez définie, et une personne prend le temps d'écouter et de reformuler la demande.

Pouvez-vous gérer mon agenda Doctolib, Maiia ou Weda ?

Oui, lorsque vous nous ouvrez un accès nominatif à votre agenda. Vous restez titulaire de votre compte ; nous prenons, déplaçons et annulons les rendez-vous selon vos motifs, vos durées et vos consignes.

Comment sont traités les appels urgents ?

Une situation est traitée en priorité lorsqu'elle correspond aux critères que vous avez fixés, selon le circuit que vous avez prévu. Nos télésecrétaires ne font aucune évaluation médicale. En cas d'urgence vitale, l'appelant est invité à contacter les services d'urgence.

Comment se passe la mise en place ?

Elle comprend le recueil de vos consignes, la configuration des accès nécessaires, la formation de l'équipe affectée à votre cabinet et une période de réglage. Vos consignes restent modifiables à tout moment.

Travaillez-vous uniquement avec des cabinets de Toulouse ?

Nos équipes sont basées à Labège, près de Toulouse. Nous accompagnons des cabinets médicaux de Toulouse et de sa périphérie, d'Occitanie et plus largement de toute la France.

Que deviennent les informations de mes patients ?

Elles servent uniquement à traiter la demande et à vous la transmettre. Pour les données traitées pour votre compte, AT agit en sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'une annexe au contrat, qui précise aussi les conditions applicables aux données de santé.

Télésecrétaire médicale utilisant un agenda numérique pour accompagner les patients.

Professionnels de santé

Télésecrétariat médical à Toulouse, tenu comme s'il était dans votre cabinet

Depuis Labège, près de Toulouse, nos télésecrétaires assurent le secrétariat téléphonique et la permanence téléphonique médicale des médecins, spécialistes, cabinets de groupe et professions paramédicales. Elles décrochent en votre nom, tiennent vos agendas et appliquent vos consignes, sans jamais se substituer à votre jugement.

05 64 27 10 16

AT, une division de NOES

Le parcours d'un appel patient

De la sonnerie à la réponse adaptée

Chaque appel est traité selon les consignes définies avec votre cabinet. De la demande courante à la situation prioritaire, notre équipe suit un parcours clair, supervisé et traçable.

Parcours santé

De l'appel du patient à la réponse adaptée, selon les consignes du cabinet.

Étape 01
Appel du patient
- Accueil humain, au nom du cabinet
- Écoute de la demande
- Identification des informations utiles
Étape 02
Contexte et consignes
- Consignes du cabinet consultées
- Praticien concerné identifié
- Agenda consulté lorsque nécessaire
- Motif pris en compte dans les limites prévues
Étape 03
Télésecrétaire médicale
- Écoute et reformulation
- Application des procédures
- Choix de l'action prévue par les consignes

Branche courante

Information, prise, déplacement ou annulation de rendez-vous, message, transmission classique.

Rendez-vous enregistré
Information transmise

Branche prioritaire

Situation prioritaire repérée
Consigne d'urgence consultée
Procédure définie par le cabinet appliquée
Transmission prioritaire au destinataire prévu

Message prioritaire
Consigne d'urgence appliquée

AT n'établit aucun diagnostic médical. Nos télésecrétaires appliquent les consignes d'urgence définies par chaque professionnel ou structure de santé.

Supervision & qualité

Équipes forméesFormation au télésecrétariat médical et au vocabulaire du secteur.
Consignes du cabinetÉcrites avec vous, tenues à jour, consultées pendant l'appel.
Encadrement des équipesLes télésecrétaires sont accompagnées dans la durée.
Application des procéduresNous contrôlons que les consignes sont suivies.
Traçabilité des transmissionsChaque transmission est datée et retrouvable.
Continuité organiséeCongés, pics d'appels, imprévus : la ligne reste tenue.
Remontée des situationsCe qui mérite votre attention vous est signalé.
Consignes prioritairesLes procédures d'urgence que vous avez définies sont appliquées.

Agendas et outils utilisés

Maiia

Nos équipes travaillent dans les outils et agendas utilisés par chaque cabinet, notamment Doctolib, Maiia et Weda.

Nos prestations

Une organisation adaptée à votre cabinet

Le périmètre se décide avec vous, ligne par ligne. Rien n'est mis en place sans votre accord.

Accueil téléphonique des patients
Vos patients trouvent une voix disponible, qui prend le temps d'écouter et de reformuler. Le nom de votre cabinet est annoncé dès la première seconde.
Prise et gestion des rendez-vous
Création, déplacement, annulation : votre agenda est tenu en temps réel, avec les motifs, les durées et les créneaux que vous avez définis.
Gestion de vos consignes
Chaque cabinet a ses règles. Elles sont écrites, tenues à jour et consultées à l'écran pendant l'appel : praticiens, remplacements, fermetures, cas particuliers.
Demandes urgentes
Les situations que vous avez qualifiées d'urgentes sont identifiées et transmises immédiatement, par le canal et selon la procédure que vous avez fixés.
Renfort, continuité, débordement
En complément de votre secrétariat sur les pics d'appels, en relais sur les congés, ou en prise en charge complète : les trois formules existent.
Transmission des informations
Ce qui n'appelle pas de rendez-vous vous parvient sous forme de message clair et daté, sur le canal choisi avec vous.

Votre agenda Doctolib, Maiia ou Weda

Nos télésecrétaires travaillent dans l'agenda que votre cabinet utilise déjà, avec l'accès nominatif que vous leur ouvrez. La réservation en ligne continue de fonctionner ; nous prenons en charge les appels qu'elle ne traite pas.

Découvrir notre télésecrétariat sur agenda Doctolib

Télésecrétaires d'AT au travail, casque sur les oreilles.

Confidentialité et formation

Ce qui se dit au téléphone reste entre le patient et vous

30 ans d'expérience
Une expertise construite au fil de 30 ans dans les métiers du télésecrétariat et de l'accueil téléphonique, mise au service des cabinets médicaux.
Discrétion
Les informations recueillies servent uniquement à traiter la demande du patient et à vous la transmettre. Elles ne sont utilisées à aucune autre fin.
Formation à l'accueil
Les opérateurs sont formés à l'accueil téléphonique et au vocabulaire du secteur médical, puis accompagnés dans la durée par des points qualité réguliers.
Des procédures écrites
Vos consignes sont formalisées à la mise en place, relues avec vous et modifiables à tout moment.

Une limite que nous ne franchissons pas

Nos opérateurs ne posent aucun diagnostic, ne donnent aucun conseil médical et ne prennent aucune décision de soin. Leur rôle est d'accueillir, de noter, de classer selon vos consignes et de transmettre. Toute décision médicale reste la vôtre.

L'IA en soutien

L'IA prépare. La télésecrétaire écoute et décide.

L'intelligence artificielle ne parle jamais à votre patient. Elle travaille en arrière-plan, pour que la personne qui décroche ait la bonne information sous les yeux.

Retrouver une consigne
La règle du cabinet remonte à l'écran, au moment de l'appel.
Préparer un contexte
Historique et créneaux disponibles rassemblés avant le décroché.
Structurer une synthèse
Un brouillon de compte rendu, relu et corrigé par l'opératrice.
Faciliter la transmission
Le message part sur le canal que vous avez choisi, daté.

Basés à Labège, près de Toulouse, nous accompagnons les professionnels de santé en Occitanie et partout en France. Nos bureaux : 1110 L'Occitane, 31670 Labège.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur le télésecrétariat médical

Télésecrétariat médical ou permanence téléphonique médicale : quelle différence ?: Il s'agit du même métier, à des degrés différents. La permanence téléphonique médicale prend vos appels quand personne ne peut décrocher au cabinet ; le télésecrétariat médical va plus loin, avec la gestion de votre agenda et l'application de vos consignes. Les deux se combinent : renfort sur les pics d'appels, relais pendant les congés, ou prise en charge complète.
Mes patients entendent-ils le nom de mon cabinet ?: Oui. Nous décrochons au nom de votre cabinet, avec la formule d'accueil que vous avez définie, et une personne prend le temps d'écouter et de reformuler la demande.
Pouvez-vous gérer mon agenda Doctolib, Maiia ou Weda ?: Oui, lorsque vous nous ouvrez un accès nominatif à votre agenda. Vous restez titulaire de votre compte ; nous prenons, déplaçons et annulons les rendez-vous selon vos motifs, vos durées et vos consignes.Comment nous travaillons dans votre agenda Doctolib
Comment sont traités les appels urgents ?: Une situation est traitée en priorité lorsqu'elle correspond aux critères que vous avez fixés, selon le circuit que vous avez prévu. Nos télésecrétaires ne font aucune évaluation médicale. En cas d'urgence vitale, l'appelant est invité à contacter les services d'urgence.
Comment se passe la mise en place ?: Elle comprend le recueil de vos consignes, la configuration des accès nécessaires, la formation de l'équipe affectée à votre cabinet et une période de réglage. Vos consignes restent modifiables à tout moment.Notre méthode d'organisation, étape par étape
Travaillez-vous uniquement avec des cabinets de Toulouse ?: Nos équipes sont basées à Labège, près de Toulouse. Nous accompagnons des cabinets médicaux de Toulouse et de sa périphérie, d'Occitanie et plus largement de toute la France.
Que deviennent les informations de mes patients ?: Elles servent uniquement à traiter la demande et à vous la transmettre. Pour les données traitées pour votre compte, AT agit en sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'une annexe au contrat, qui précise aussi les conditions applicables aux données de santé.